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        1. 軟件正版化內部審查怎么做

          2022-11-02 10:55:19 作者:米拓

          現代企業離不開軟件,隨著企業逐步對圖片、字體、視頻版權的關注,軟件已經取代前者成為企業經營風險中的潛在“雷區”。涉及互聯網的軟件安全更是《網絡安全法》約束范疇,更是企業經營過程中應盡的義務,企業不作為的風險遠超圖片、字體、視頻等。因此,企業進行軟件版權風險的治理,使用正版軟件是勢在必行的。

          軟件正版化內部審查應該怎么做呢?

          一句話描述:軟件正版化內部審查必須要多部門聯合主導、全體員工共同參與,建立相關管理制度并經?;仡櫃z查。

          具體來說:

          第一步:組織常用軟件申報

          公司組織所有員工全部清查辦公電腦、公司服務器(虛擬主機)中安裝的計算機軟件,分PC軟件和互聯網軟件(含在線工具)一并上報。上報中至少應包含:軟件名稱、軟件版本、署名人(署名公司)、官方網站等。從PC電腦中的壓縮工具、桌面日歷到WPS、photoshp,到開發人員的工具軟件、數據庫再到服務器環境軟件均屬于必須上報的范疇。

          這一步可以由綜合行政部門負責,IT部門(崗位)進行專業指導,盡量杜絕漏報的現象。

          第二步:開展軟件授權審查

          匯總全公司的所有軟件按照是否需要付費,粗略分為:免費、付費、未知三類,分別進行授權審查。

          對免費軟件:審查用戶授權許可協議(一般在安裝步驟中,或者軟件官網中),已經公司的當前使用是否符合許可協議的約定,如否則按照許可協議進行整改。對許可協議中不允許免費商用以及約定不明,甚至沒有明確許可協議的軟件,應選用其他軟件替代。

          以米拓企業建站系統(MetInfo)為例:《最終用戶授權許可協議》中許可用戶將軟件免費用于商業場景,要求保留版權標識。則審核的重點轉移到公司在使用過程中是否保留了版權標識,如是,則可以繼續使用;如否,則應恢復版權標識后,方可繼續使用。

          對收費軟件:審查軟件具體的購買合同,重點審查內容:合同約定的使用方式、合同中關于知識產權侵權風險的分配、供應商(賣方)情況(存續與否,是否可聯系等),有條件的企業應審查供應商的軟件來源。 

          以米拓信息的收費產品為例:合同中約定了“如因乙方(米拓)產品所使用的技術或產品本身侵犯其他第三方知識產權,甲方(買方)不因使用乙方(米拓)產品而承擔任何法律責任(甲方使用乙方演示數據而造成的侵權除外)”,這類條款保障了買方的權益,說明米拓信息的產品是一款可以放心使用的軟件。

          對于公司超出合同約定使用收費軟件的情況應予以整改,需要購買的安排購買。對于合同中知識產權侵權風險分配不明的,應安排相關部門簽訂補充協議,不能補充的應考慮替代。對供應商失聯、供應商軟件來源異常的情況,應安排替代。

          對未知是否需要付費的軟件:應指定IT部門先確定軟件名稱、署名人等信息是否錯誤,如錯誤則更正之后重新確認。對于不具備審查條件的國外軟件,應考慮國產替代。確實無法替代的須聯系軟件作者,確認商用授權的相關要求。

          第三步、建立使用正版軟件的制度和正版軟件清單

          在前兩項工作的基礎上,企業須建立使用正版軟件的管理制度。管理制度應該涵蓋所有的辦公場景,包含辦公室的專用電腦、公司服務器,以及居家辦公、出差辦公等臨時使用的場景。管理制度中應涵蓋正版軟件清單,在辦公場景中僅許可使用清單中的軟件。管理制度中還應有新的軟件申報機制,對于新的軟件按照第二步的標準審查通過后,納入正版軟件清單方可使用。

          第四部、進行員工培訓和軟件清理

          由人力資源部門牽頭,進行對以上制度和清單進行培訓,讓員工學習、了解、理解使用正版軟件的必要性,并簽訂使用正版軟件的承諾書。有條件的公司可以將相關制度和承諾書納入員工手冊管理。同時由IT部門指導,對清單外的軟件進行卸載和替代。

          以米拓信息為例:在進行軟件替代的過程中,米拓啟用了國產操作系統替代windows,在此過程中由開發部門進行了一系列的支撐和指導,保證普通文員也能用好以Linux為內核的國產操作系統。

          五、定期回顧

          由行政管理部門或者IT部門定期檢查,按照正版軟件清單逐人、逐電腦(服務器)進行清理確認。




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